Sistem Pengendalian Dokumen

SISTEM PENGENDALIAN DOKUMEN

Dokumen merupakan informasi, keterangan dengan fakta-fakta yang terpilih dan dikumpulkan, disusun, disediakan, atau sebagai lampiran untuk melengkapi sebuah project/buku.

Suatu perusahaan/organisasi harus membuat, memelihara dan mengendalikan semua dokumen dengan standar internasional yaitu :

• Dokumen dapat ditemukan.
• Dikaji secara periodik, direvisi jika diperlukan serta disetuji oleh personil yang berwenang.
• Versi terakhir dokumen yang relevan tersedia pada semua lokasi dimana kegiatannya esensial bagi keefektifan sistem manajemen.
• Dokumen yang sudah kadaluwarsa harus dipindahkan dari tempat penerbitan/kegiatan/pemakaian.
• Dokumen yang sudah kadaluwarsa disimpan sebagai data/preservasi pengetahuan diidentifikasi dengan sewajarnya.

Pengendalian dokumen merupakan cara mamastikan bahwa informasi yang tepat tersedia, di tempat yang benar, di waktu yang tepat dan revisi yang sesuai. Suatu hal yang nampaknya sepele dalam bekerja tetapi pada kenyataannya kita sering menemui masalah ketika berusaha menemukan suatu dokumen (baca informasi), khususnya pada saat paling dibutuhkan.

Pengendalian dan penanganan dokumen mencakup kegiatan pengkajian dokumen sebelum diterbitkan untuk mencegah beredarnya dokumen yang tidak sesuai dengan praktek di lapangan, Revisi jika ada perubahan-perubahan untuk menjamin apa yang tertulis sesuai dengan apa yang dilakukan terakhir kali dan persetujuan oleh orang yang berwenang. Pengendalian juga bertujuan menciptakan konsistensi dalam bekerja melalui penetapan standar-standar kerja (spesifikasi, urutan kerja, dsb).

Dokumen project biasanya dibuat diexcel suapaya lebih mudah dalam pembacaan dan perubahaannya, serta akan dicetak dan dimasukkan ke dalam map.

Contoh Dokumen Induk :

Pada dokumen induk terdapat identitas project, DoD (dead of delivery), Duration Project, Different Duration, Status Project, Description, Pelaksana, Dokumentasi Proses, dan Pemerikasaan dokumen.

Dengan adanya tabel ini maka PIC project akan lebih mudah dalam memonitoring dan mengedit progress/perkembangan dan juga dapat membuat jadwal supaya target selesainya project bisa sesuai dengan DoD (dead of delivery). Pada dokumen induk terdapat dokumentasi proses yang bisa dimonitoring.

Contoh Dokumentasi Proses :

Pada dokumentasi proses terdapat nama project, identitas project, tanggal pengerjaan, uraian yang dikerjakan, pelaksana. Dokumentasi proses tiap harinya selalu diisi supaya pelaksana selanjutnya dapat tau progress project dan bisa melanjutkan pekerjaan sesuai dengan dokumen tersebut.

Sistem pengendalian dokumen berfungsi untuk menjamin bahwa pengelolaan project/lingkungan/pekerjaan dilakukan berdasarkan standar kerja yang sama dan mutakhir bagi semua karyawan. Sehingga kinerja yang dicapai secara konsisten bahkan dapat ditingkatkan secara terus menerus dan project yang dikerjakan dapat selesai dengan cepat dan tepat sesuai target yang direncanakan.

Disusun oleh : Fanuel Maesya Septian/TMK/3A/(2017-2-019)




Kembali ke Manajemen | Artikel sebelumnya - Home - Artikel selanjutnya

Sumber :

• https://www.scribd.com/document/328353018/Pengertian-pengendalian-dokumen
• https://pmi.bppt.go.id/2013-09-05-03-15-03/2013-09-05-07-01-15/sop-wm/464-pengendalian-dokumen    
• Contoh Dokumentasi dari file excel lab PKM